Trong bài viết ngày hôm nay, GambaDeki muốn chia sẻ với mọi người cách viết email nhắc nhở 催促メール（さいそく）một cách ngắn gọn và chính xác khi muốn đối phương hoặc khách hàng phải làm gì đó để công việc có thể tiến triển một cách thuận lợi. 

Trước khi gửi email nhắc nhở 催促メール（さいそく）

Trước khi gửi một email nhắc nhở 催促メール（さいそく）cần phải chắc chắn là bạn chưa nhận được lịch trình từ phía đối phương. Nếu người phụ trách có nhiều hơn 1 người thì bạn cần phải đảm bảo là những người khác cũng chưa hề gửi cho bạn thông tin gì, và phải xác nhận cả trong hộp thư rác. 

Ngoài ra, nếu bạn vẫn chưa nhận được bưu phẩm từ phía khách hàng, cũng có khả năng là các nhân viên khác không nhận nhầm hoặc phía khách hàng đã trì hoãn việc chuyển phát vì có sự cố nào đó. 

Thời điểm gửi email nhắc nhở 催促メール（さいそく）

Tuỳ theo từng hoàn cảnh mà thời điểm cần gửi email nhắc nhở 催促メール（さいそく）sẽ thay đổi.

Trường hợp không có email phản hồi

Trong bussiness manner khi làm việc thì việc phản hồi email phải được thực hiện trong ít nhất là 24 giờ. 

Khi gửi mail trong khách hàng mà sau 24 giờ vẫn chưa nhận được phản hồi thì việc gửi một email xác nhận và yêu cầu đối phương gửi lại email là điều cần thiết. Tiêu đề email sẽ được ghi dưới dạng:「【再送】株主総会出席の確認」

Tuy nhiên, trong trường hợp không khẩn cấp thì có thể đợi khoảng 2-3 ngày.

Việc chuyển tiền, thanh toán bị muộn

Những vấn đề liên quan đến tiền là vấn đề rất lớn và tế nhị trong kinh doanh.

Vì thế, cần tránh để xảy ra những vấn đề đáng tiếc khi gửi email nhắc nhở 催促メール（さいそく）

Nên tránh việc phải nói là, vì sai sót của mình mà không thể xác nhận được việc nhận tiện thanh toán. 

So với việc kinh doanh với đối tác là một doanh nghiệp, thì đối với trường hợp khách hàng là một cá nhân, có thể đối phương chỉ đơn giản là quên việc chuyển tiền.

Trường hợp vật phẩm, giấy tờ đến muộn

Việc giấy tờ hoặc vật phẩm đến muộn có thể gây ảnh hưởng lớn đến việc kinh doanh của công ty, sau khi đã xác nhậnđược là không có sự nhầm lẫn gì trong nội bộ thì có thể gửi một email nhắc nhở 催促メール（さいそく）càng sớm càng tốt.

Trong một số trường hợp, nên nói cho khách hàng hay đối phương biết rằng việc chậm trễ này sẽ gây ảnh hưởng tới việc kinh doanh.

Một số mẫu email nhắc nhở 催促メール（さいそく）

Trường hợp không nhận được email 

件名

【再送】株主総会の出席に関して

本文

株式会社〇〇佐藤様平素よりお世話になっております。株式会社ーーの高橋です。

◯月△日に送信いたしました、株主総会の出席に関しまして、お返事をいただけなかったため、下記のURLを再送させていただきます。

株主総会出席フォーム【URL】

なお、お忙しい中大変恐縮ではございますが、3日後の◯月▲日までに回答をいただけましたら幸いです。

ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

署名

Trường hợp không xác nhận được việc chuyển tiền

件名

入金のご確認

本文

株式会社〇〇佐藤様 平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇の高橋です。

表題の件に関して確認のため、ご連絡差し上げます。
5月の末日に5月分の請求書を送信させていただいておりますが、ご確認いただけましたでしょうか。
昨日がお支払いの期日となっておりますが、本日の13時現在で入金が確認できない状況です。

恐れ入りますが、今回の件に関するご状況を本日中にお知らせいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

なおこのメールと行き違いで入金手続きを行っていただいていた場合は、ご返信などは結構でございます。

念のため、請求書を再度添付させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

署名

Trường hợp vật phẩm, giấy tờ đến muộn

件名

納期の確認

本文

株式会社〇〇佐藤様平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の高橋です。

昨日◯月△日は新商品に使用する半導体の納期とさせていただいておりましたが、現在弊社にお届けがございません。

大変お手数ではございますが、開発チーム内への情報共有を行いますので、現在の状況を本日中にお知らせいただきたく存じます。

可及的早期に半導体を納品して頂きたいのですが、新たな納期に関してはプロジェクト全体への影響を考え、明後日の◯月▲日を改めて設定させて頂きます。

お忙しい中とは存じますが、ご返信いただけますと幸いです。

署名

Các lưu ý khi gửi email nhắc nhở 催促メール（さいそく）

?Xác nhận chính xác ngày, giờ khi hẹn với khách hàng

?Thông báo chính xác tình hình hiện tại

?Nêu rõ yêu cầu mong muốn đối phương phải làm

?Đối ứng một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp

Kết

Lịch trình bị trì hoãn trong kinh doanh có thể gây ra vấn đề lớn cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi gửi một email nhắc nhở 催促メール（さいそく）cho đối phương, hãy bình tĩnh viết văn bản bằng cách nếu rõ tình hình hiện tại và hẹn lại ngày khác.

Ngoài ra, khi viết email nhắc nhở 催促メール（さいそく）bạn nên dùng những từ như 「恐れ入りますが」hoặc「〜していただけますでしょうか」để làm cho email của mình trở nên lịch sự và chuyên nghiệp hơn.

——

????????? – ???̛́? ????̣̂? ??̛ ??̣̂? ???̣̂? ??̀? ??̣? ???̣̂? ???̀? ???̀? ???̂̃? ???́ ??? ???̛?̛̀? ???̣̂? ???.

Nếu các bạn có bất kì thắc mắc, hoặc cần tư vấn về công việc thì đừng ngần ngại gì mà không inbox cho page nhé!
Chúng mình sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn A-Z hoàn toàn miễn phí nha!!

? Inbox ngay: m.me/GambaDeki
? Các công việc đang tuyển dụng: https://gambadeki.jp/

? Hotline: 080-1980-9493 (có hỗ trợ tiếng Việt)