Chào các bạn!!!
Thời điểm tháng 12 này nhiều bạn đã bắt đầu chuẩn bị các thủ tục để xin chuyển đổi sang visa đi làm. Thông thường, Cục xuất nhập cảnh chấp nhận nhận hồ sơ xin visa đi làm trước khi hết hạn 3 tháng. Vậy nên, tháng 12 là thời điểm thích hợp để các bạn sinh viên tìm hiểu và chuẩn bị hồ sơ xin chuyển sang visa đi làm. Bài viết sau đây, Gambadeki sẽ đưa ra những giấy tờ cần thiết và quy trình thông thường để đổi từ visa du học sinh sang visa đi làm.
MỤC LỤC
1.Các giấy tờ cần thiết
1.1 Giấy tờ của cá nhân
1.2 Giấy tờ từ công ty
1.3 Giấy tờ từ trường học
2.Quy trình và thủ tục xin chuyển visa du học sinh sang visa đi làm
2.1 Quy trình nộp hồ sơ xin visa
2.2 Thời gian có thể nhận kết quả
2.3 Một số lưu ý về việc xin visa
3.Lời kết
- Các giấy tờ cần thiết
Sau đây, Gambadeki xin liệt kê những loại giấy tờ cần thiết để xin chuyển visa từ du học sinh sang visa đi làm.
1.1 Giấy tờ của cá nhân
- Passport ( hộ chiếu) và thẻ ngoại kiều ( thẻ cư trú)
- Giấy xin thay đổi tư cách lưu trú ( có thể tải file từ website của Cục Xuất nhập cảnh)
Link : 930004094.pdf (moj.go.jp)
Link full: 在留期間更新許可申請書 | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp)
(Về hướng dẫn điền giấy xin thay đổi tư cách cư trú, các bạn hãy đọc bài viết tiếp theo trên website Gambadeki nhé!)
- Lý do xin chuyển sang visa đi làm ( Hãy đọc bài mẫu hướng dẫn cách viết trên website Gambadeki nhé!)
- Ảnh thẻ 3×4
- Bản sơ yếu lý lịch (履歴書), Lý do muốn làm việc tại công ty (志望動機). Giấy tờ này không phải là bắt buộc, tuy nhiên nếu bạn nộp thì phía Cục sẽ dễ đánh giá tốt hơn rằng bạn thực sự chuẩn bị kỹ càng và thực sự muốn làm việc tại Nhật lâu dài.
- Bản sao Chứng nhận bằng cấp ngôn ngữ (JLPT,BJT, Toeic…), các chứng chỉ chuyên môn khác ( Boki – kế toán, …)
Bên cạnh đó, một số bạn sẽ bị yêu cầu nộp thêm giấy tờ liên quan đến thuế, thu nhập,… Ví dụ như:
- 納税証明書 ( Giấy chứng nhận nộp thuế – xin ở các Ủy ban quận/ huyện)
- 課税証明書( Giấy chứng nhận thuế – xin ở các Ủy ban quận/ huyện)
- 住民票 ( Giấy chứng nhận cư trú – xin ở các Ủy ban quận/ huyện)
……
1.2 Giấy tờ từ công ty
- Giấy trúng tuyển (内定通知書）hoặc Bản sao hợp đồng lao động hoặc （労働契約書・労働条件通知書）
- Bản catalogue giới thiệu về công ty (Có thể lấy tài liệu từ trang web của công ty)
- Bản gốc Giấy chứng nhận lịch sử của công ty ( 履歴事項全部証明書りれきじこうぜんぶしょうめいしょ ). Tài liệu này sẽ do nhân viên công ty lên Sở pháp chế để xin
- Bản sao quyết toán （決算書けっさんしょ） năm tài khóa gần nhất. Tài liệu này do phòng Kế toán của công ty chuẩn bị. Trường hợp công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần tài liệu này.
- Bản sao chứng từ khấu trừ thu nhập của năm trước đó 前年分の給与所得の源泉徴収票ぜんねんぶんのきゅうよしょとくのげんぜんちょうしゅうひょう có dấu thụ lý của sở thuế. Tài liệu này do phòng Kế toán của công ty chuẩn bị. Trường hợp công ty đã lên sàn chứng khoán thì không cần tài liệu này
- Danh sách nhân viên người nước ngoài trong công ty (nếu có). Tài liệu này do phòng Hành chính – Nhân sự của công ty chuẩn bị
- Bản trình bày Lý do tuyển dụng 採用経緯説明書さいよういきさつせつめいしょ. Tài liệu này do phòng Hành chính – Nhân sự của công ty chuẩn bị
- Bản trình bày chi tiết nội dung công việc 業務内容の詳細. Một số trường hợp phía công ty sẽ viết cùng phần này vào trong bản trình bày Lý do tuyển dụng.
Các bạn có thể thấy các giấy tờ cần xin từ công ty tương đối nhiều để chuyển sang visa đi làm. Một số công ty tuyển nhiểu người nước ngoài hoặc chưa từng tuyển lao động nước ngoài sẽ mất nhiều thời gian để làm giấy tờ. Bạn nên chủ động liên hệ tới phòng Hành chính- Nhân sự của công ty để xin được những giấy tờ cần thiết nhé!
1.3 Giấy tờ từ trường học
- Bản sao bằng tốt nghiệp 卒業証書 hoặc Giấy chứng nhận tốt nghiệp卒業証明書, hoặc Giấy chứng nhận sắp tốt nghiệp 卒業見込証明書.
- Bảng điểm ( tùy trường hợp mà có thể không bắt buộc)
- Giấy chứng nhận tỷ lệ đi học ( áp dụng với học sinh trường tiếng hoặc trường Senmon)
- Quy trình và thủ tục xin chuyển visa du học sinh sang visa đi làm
2.1 Quy trình nộp hồ sơ xin visa đi làm
Bước 1: Sau khi bạn đã xin và điền đầy đủ giấy tờ, bạn phải mang lên Cục quản lý cư trú gần nhất với địa chỉ cư trú của bạn để xin visa. Tại Tokyo, có 2 Cục ở Shinagawa và ở Tachikawa.
Địa chỉ của 2 Cục như sau:
Cục ở Shinagawa: 〒100-8973 東京都千代田区霞が関1-1-1
Cục ở Tachikawa: 東京都国立市北3-31-2 立川法務総合庁舎
Một số trước đây được trường học làm giúp nên có thể chưa biết rõ đường tới Cục. Về hướng dẫn tới Cục quản lý cư trú và xuất nhập cảnh, các bạn hãy đón đọc bài viết hướng dẫn trên website Gambadeki nhé!
Bước 2: Khi bạn tới Cục, hãy lấy số thứ tự và chờ tới lượt mình. Khi đến lượt bạn, hãy nộp giấy tờ cho nhân viên tại quầy tiếp nhận. Trong lúc nhân viên kiểm tra hồ sơ, họ sẽ đưa cho bạn 1 Hagaki ( bưu thiếp) và yêu cầu bạn điền địa chỉ cư trú vào. Mục đích là để gửi thông báo về visa mới cho bạn. Vậy nên, hãy tra cứu cả mã số bưu điện nơi bạn đang ở, và chú ý không nên chuyển chỗ ở trong thời gian xin visa nhé! Trường hợp vì lý do cá nhân và phải thay đổi chỗ ở, các bạn hãy viết tờ thông báo và gửi lại về Cục để thông báo về sự thay đổi nơi cư trú để tránh thất lạc giấy tờ nhé!
Bước 3: Sau khi nhân viên kiểm tra giấy tờ xong, họ sẽ ghim 1 tờ giấy chứng nhận mã số tiếp nhận xin visa và hộ chiếu của bạn, và đóng dấu ビザ変更申請中 vào mặt sau thẻ ngoại kiều và trả lại cho bạn. Như vậy, dù hạn trên thẻ ngoại kiều bạn có hết nhưng bạn vẫn có thể ở lại Nhật tối đa 2 tháng cho đến khi nhận được kết quả visa. Bạn hãy kiểm tra lại đầy đủ xem đã được nhận con dấu ở mặt sau thẻ ngoại kiều chưa nhé!
Bước 4: Sau đó, bạn sẽ nhận được Hagaki thông báo về thời gian đi nhận visa mới. Hãy ra bưu điện gần nhà hoặc combini mua 収入印紙４千円 và dán vào giấy 手数料納付書
Sau đó, bạn mang đủ giấy tờ yêu cầu gồm: Thẻ ngoại kiều, Hộ chiếu, Hagaki, giấy 手数料納付書 đã dán tem 4 sen. Với các bạn tới mới tốt nghiệp và trước mới chỉ nộp Giấy chứng nhận sắp tốt nghiệp, các bạn hãy mang thêm cả bản sao Bằng tốt nghiệp hoặc giấy Chứng nhận tốt nghiệp nhé!
2.2 Thời gian có thể nhận kết quả
Thông thường, nếu giấy tờ của bạn đầy đủ và bạn không làm việc gì vi phạm pháp luật Nhật Bản ( như làm quá tiếng, nợ mạng quá nhiều, chưa nộp thuế đầy đủ,…) thì thời gian bạn có thể nhận được kết quả mới sẽ khoảng sau 14-30 ngày.
Thời gian có thể kéo dài hơn nếu bạn bị yêu cầu nộp bổ sung thêm giấy tờ, hoặc phải giải trình…. Vậy nên, các bạn hãy chú ý nộp đầy đủ giấy tờ và hoàn thành hết các nghĩa vụ về thuế nhé!
2.3 Một số lưu ý về việc xin visa
Các bạn nên chuẩn giấy tờ xin visa sớm trước khi hết hạn từ 3-4 tháng. Cố gắng nộp đầy đủ giấy trong vòng 1 lần.
Nên cố gắng tới sớm trước giờ mở cửa ( 営業時間）của Cục và xếp hàng, bởi hàng ngày số lượng người nộp hồ sơ xin visa rất đông.
- Lời kết
Trên đây là hướng dẫn xin chuyển tư cách lưu trú từ visa Du học sinh sang visa Đi làm. Thủ tục có hơi phức tạp vì cần chuẩn bị rất nhiều giấy tờ. Nếu bạn nào không tự tin có thể thuê các văn phòng luật sư Hành chính hỗ trợ làm thủ tục nhé.
Nguồn: Tổng hợp
在留資格（就労ビザ）の変更と手続き | 外国人留学生のための就職活動 | 留学情報サイトJPSS
「技術・人文知識・国際業務」 | 出入国在留管理庁 (moj.go.jp)
入国管理局 立川（東京入国管理局立川出張所）【ご案内】 – 東京入国管理局 への在留資格・ビザ申請 (jimdofree.com)
